EEN NIEUW JAAR, EVEN TIJD VOOR ZELFREFLECTIE

2019 loert om de hoek. Het ideale moment om terug te blikken op het voorbije jaar. Voor mij was het een jaar vol verandering, een nieuwe job boordevol uitdaging, maar ook het aanleren van een aantal nieuwe skills. Vorig jaar ontdekte ik de kracht van een goede voorbereiding en vooral van het stellen van de juiste vraag. Die zijn beide enorm belangrijk voor elke ontmoeting op de werkvloer, van vergadering tot gezellige onderonsjes. Graag deel ik mijn tips om het beste uit een vergadering te halen, ik hoop dat je er iets aan hebt!

Het geheim van een goede voorbereiding

Dat een goede voorbereiding belangrijk is, staat buiten kijf. Maar dat in de praktijk omzetten is vaak een ander paar mouwen.

Tip 1: reserveer tijd in je agenda om je voor te bereiden

Het is belangrijk dat je een vergadering goed voorbereid, zeker wanneer je houdt van efficiënte, productieve meetings. Plan een moment in je agenda in om dit te doen en sta stil bij de volgende vragen:

  • Wat is het doel van deze vergadering?

  • Welke info moet ik zeker oppikken?

  • Welke topics moet ik zelf aan bod brengen?

  • …

Tip 2: maak een checklist

Noteer tijdens je voorbereiding ook de zaken die voor jou belangrijk zijn en zorg ervoor dat je ze allemaal hebt afgestipt bij afloop van de vergadering. Niets is zo vervelend als na een gesprek of vergadering nog een hele reeks vragen te moeten stellen.

De juiste vraag op de juiste plaats

Nu je een goede voorbereiding bij de hand hebt, kan je aan de slag. Toch kan je zelfs met de juiste voorbereiding de verkeerde informatie uit een vergadering halen. Veronderstellingen maken is daarbij een grote valkuil. Dit zijn de ‘gemakkelijke gedachtes’: iedereen denkt vanuit zijn eigen perspectief en geeft een eigen invulling aan wat er gezegd wordt. Maar misschien bedoelde de tegenpartij dit wel anders?

Sta hier regelmatig bij stil tijdens een vergadering:

  • Durf jezelf kritisch te bekijken. Heb je dit wel juist begrepen? Is dit wel wat de persoon aan de andere kant van de tafel bedoelde?

  • Twijfel je daaraan, stel dan eenvoudigweg de vraag! De kracht zit ‘m niet in het stellen van de vraag, maar juist in het vinden van de moed om ze te stellen.

  • Vat tussendoor kort samen, zodat je er zeker van bent dat jullie op dezelfde golflengte zitten.

  • Vergeet ook niet om de zaken te benoemen zoals ze zijn. Wat voor jou logisch lijkt, kan volledig nieuwe informatie zijn voor je gesprekspartner. Wees dus steeds duidelijk en transparant, en geef je gesprekspartner de ruimte om vragen te stellen.

  • Toets regelmatig af of je verhaal nog duidelijk is. Zo ben je zeker dat je boodschap correct overkomt, of kan je bijsturen indien dat niet het geval is.

Wil je graag eens sparren of meer weten over hoe wij werken?  Mail vrijblijvend naar vraaghet@mens.be.